Die Herausforderung

Im Zuge des immer größer werdenden Bedarfs an qualifizierten Pflegekräften in Deutschland hat sich auch die Auftragslage bei der Amesol Akademie erheblich erhöht. Durch die steigenden Teilnehmerzahlen ist es immer aufwändiger geworden, die Excel Listen für die Teilnehmerverwaltung und Planung der einzelnen Kurse zu führen und synchron zu halten. Die Planung einzelner Kurse mit den Teilnehmern wurde zunehmend zeitaufwändiger und gleichzeitig unübersichtlicher. Um dieses Problem angehen zu können und die Zeit effizienter zu nutzen, wurde Salesforce als CRM System ausgewählt.

Projekt-Strategie

Der Plan war es, ein Datenmodell zu designen, welches die exakte Abbildung der Curricula für jeden einzelnen Kurs ermöglicht. Hierfür hatte Cloud Monsters in vielen kurzen Abstimmungsrunden mit einer Mitarbeiterin der Amesol GmbH ein Konzept erstellt und dann angefangen das Modell umzusetzen. Nachdem das Datenmodell als Gerüst stand, wurden die Entwicklungen für die Kalenderansicht vorzunehmen. Als letzter Schritt stand dann nur noch die Schulung der Mitarbeiter in dem System an.

Die absolute Besonderheit war es, aus Salesforce heraus einen eigene, flexible, Kalenderlösung zu bauen, welche sich an die Curricula von Amesol anpasst und alle Besonderheiten der Kursplanung berücksichtigt

Resultat und Nächste Schritte

Das Projekt endete mit der Fertigstellung der PDF-Funktion für den Kalender, damit Stundenpläne gedruckt werden können. 

Schon jetzt steht fest, dass es noch ein paar Anpassungen am System geben kann, wie zum Beispiel weitere Kalenderansichten auf Teilnehmerbasis für die Planung der Praxiseinsätze im Besonderen der ATAs (Anästhesietechnische Assistenten) und OTAs (Operationstechnische Assistenten). 

Alles in allem haben die Mitarbeiter der Amesol Akademie jetzt ein System erhalten, welches den Arbeitsaufwand in der Kurs- und Teilnehmerverwaltung deutlich reduziert und vor allem die Fehleranfälligkeit bei steigenden Teilnehmerzahlen deutlich reduziert hat. Perspektivisch soll auch die Rechnungsstellung über Salesforce abzubilden, um hier ähnlich gute Effekte zu erzielen. 

Da Amesol monatlich weiter wächst und die Zahl der Kunden rapide steigt, gibt es hier noch viele Varianten, die bislang ohnehin schon erfolgreiche Zusammenarbeit weiter auszubauen.