Herausforderung in Vertrieb

Das Projekt war eine typische Vertriebsanwendung mit einer erstmaligen Implementierung der Salesforce Sales Cloud bei einem StartUp. Das wichtigste Umsystem war das ERP SAP Business One. In diesem System wurden die Produkte und einzelnen Reinigungsscheiben erfasst, und der Gesamtbestand wurde dort gemanagt. Eine bidirektionale Integration zwischen dem SAP-System und der Sales Cloud war vorgesehen.

Zusätzlich war geplant, das Salesforce Produkt “Maps” einzubinden. Der Zweck von Maps lag in der Unterstützung der Vertriebssteuerung, insbesondere in der Planung, Erfassung und Auswertung von Liefer- und Besuchsrouten. Im Vertrieb lag der Fokus auf den Zwischenhändlern. Der ecoCOAT-Vertrieb führte seine Produkte in Demo-Terminen bei den großen Kunden der Zwischenhändler vor. Die Ergebnisse und Folgeaktionen der Demo-Termine wurden mit den Zwischenhändlern abgestimmt, wodurch neue Orders und Kundenbeziehungen entstanden.

Das Projektziel

Projektziele waren 

a) die Implementierung von Sales Cloud (Salesforce Professional Lizenz) 

b) die Anbindung von SAP an Sales Cloud 

c) die Anbindung von Salesforce Map

Die Anbindung von SAP erfolgte über die Bereitstellung von Skyvva (native Salesforce Lightning App für Integrationen), wodurch ecoCOAT seine Daten manuell einladen konnte. Es wurden so zum einen die Bestandsdaten und dann auch Lagerbestände erfaßt und synchronisiert. Die Aktualisierung erfolgt im täglichen bis monatlichen Rhythmus. Weiterhin werden Produktdaten aus dem Vertrieb über Ordermengen, Preise, Termine und weitere Details integriert, d.h. im SAP erfasst und verarbeitet. Der erste Schritt, die Datenerfassung, erfolgte durch ecoCOAT-Mitarbeiter selbst in einem manuellen Verfahren als Eigenleistung.

Time-Line Vorgabe war, dass sowohl die Implementierung als auch der Go-live relativ schnell nach Kick-Off erfolgen. Effektiv konnte Cloud Monsters die Implementierung innerhalb von drei Wochen fertigstellen.

Die Go-Live-Strategie erfolgte nicht an einem bestimmten Datum, sondern war ein fließender Prozess innerhalb des Februar 2022, da ecoCOAT von Anfang an auch an der  Integration mitgearbeitet und im Salesforce-System gearbeitet hat.

Besonderheiten zum Projekt

Die Migration und Datenkommunikation zwischen der Sales Cloud und SAP Business One gestaltete sich als eine relativ komplexe Herausforderung. Diese konnte jedoch erfolgreich durch die Nutzung von Skyvva bewältigt werden. Innerhalb von Salesforce Maps wurden verschiedene klassische Elemente integriert, darunter die Routenplanung, ein Modul für Besuchsberichte und Funktionen zur Erfassung der Kundenzufriedenheit. Zusätzlich wurden ein Standard-Angebotsmodul und eine E-Mail-Funktion implementiert. In diesem Kontext konnten sowohl EcoCoat als auch Cloud Monsters wertvolle Erfahrungen in der Steuerung eines klassischen Vertriebs mit einem Außendienstprofil sammeln.

Ein bemerkenswerter Aspekt des Projekts war, dass EcoCoat einen Teil der Arbeiten in Eigenleistung erbrachte. Dies erfolgte nach Anleitung und mit Coaching durch Cloud Monsters. Dieser Ansatz trug nicht nur dazu bei, die Dauer der Umsetzung entsprechend den Wünschen zu reduzieren, sondern führte das EcoCoat-Team auch frühzeitig in die Nutzung von Salesforce ein. Die Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen wurde interaktiv und in enger Abstimmung zwischen Cloud Monsters und EcoCoat vorgenommen.

Resultat und Nächste Schritte

Die erfolgreiche erstmalige Einführung eines CRM-Systems bei EcoCoat markiert einen bedeutenden Meilenstein. Das Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens umgesetzt. Zum ersten Mal wurde es möglich, eine strukturierte und transparente Erfassung sowie Leistungsauswertung der Produktdemos durch den Vertrieb durchzuführen. Dies ermöglichte eine effiziente Planung und Steuerung von Routen und Terminen im Vertriebsprozess.

Ein weiterer signifikanter Fortschritt war die Optimierung des Salesprozesses, einschließlich der Angebotserstellung und deren Erfassung in SAP. Durch die gemeinsame Ausarbeitung des spezifischen Vertriebsablaufs in der Reinigungsbranche konnte Cloud Monsters einen individuellen Workflow in Salesforce entwickeln. Dies erleichtert die Datenerfassung wichtiger Informationen, die dann einfach und schnell analysiert werden können.

Nach dem erfolgreichen Start mit Salesforce plant EcoCoat, in einer nächsten Phase das System im Arbeitsalltag zu erproben und besser kennenzulernen. Ziel ist es, mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen und diese zusammen mit Cloud Monsters zu realisieren. Ein Beispiel hierfür ist das Digitalisieren von Visitenkarten und deren Integration in Salesforce.