Die Herausforderung 

Das Arbeitsumfeld war stark von Excel und Word dominiert. Trotz des vorhandenen CRM-Systems stieß das Unternehmen oft an dessen Grenzen, vor allem in puncto Skalierung und Wachstum. Analysen und Auswertungen wurden meist in Excel durchgeführt, was ineffizient war und zu Informationsverlusten führte. Es herrschte ein "Jeder-für-sich"-Ansatz, wodurch individuelle Daten in Silos, insbesondere in Excel- und Word-Dateien, abgelegt wurden. Dies führte zu erheblichen Barrieren bei der Sichtbarkeit und Verarbeitung von Sales-Daten und erschwerte optimale Geschäftsentscheidungen.

Das Projektziel

Das Hauptziel des Projekts war es, die bestehende Situation durch verschiedene Maßnahmen zu verbessern. Hierzu zählten die Einführung von Automatisierungen, vereinfachte Auswertungen, detailliertere Einblicke in den Vertriebsprozess, die Nutzung vordefinierter Felder, effektives Workflow-Management, und ein verbessertes, abteilungsübergreifendes Informationsmanagement. Zudem sollte durch diese Optimierungen die Bearbeitungszeit signifikant reduziert werden.

Besonderheiten zum Projekt

Im Rahmen eines ganztägigen Remote-Anforderungsworkshops wurden die Prozesse tiefgehend analysiert. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelten und verfeinerten wir ein maßgeschneidertes Datenmodell, wobei stets das Kunden-Lastenheft als Leitfaden diente. Während der Projektumsetzung legten wir den Fokus auf verschiedene Automatisierungen.

Um die umfangreichen Anforderungen managen zu können und die Grundlage für eine detaillierte Dokumentation zu schaffen, wurde ein spezieller Backlog für den Kunden geschaffen.  Alle relevanten Informationen und Dokumente wurden sowohl in Confluence als auch in einem gemeinsamen G-Drive Ordner archiviert. Die Kommunikation zwischen dem Product-Owner, der Geschäftsführung von Erik Sterck und dem Cloud Monsters Team - bestehend aus Beratern, Entwicklern und Projektleiter - war geprägt von Agilität und regelmäßigen Status-Meetings. 

Zudem fand eine gezielte Schulung von Administratoren und Endbenutzern statt, wobei der Schwerpunkt auf Berichten, Dashboards und Datenmigration lag.

Ein herausstechendes Merkmal dieses Projekts war die intensive Kommunikation. Je nach Anforderung und Bedarf wurden zeitnah Arbeitspakete festgelegt. Nach der interativen Implementierung durch das Cloud Monster Team erfolgte die zeitnahe Abnahme durch Erik Sterck.

Resultat und Nächste Schritte

Nach erfolgreichem Abschluss des Hauptprojekts blicken wir gespannt auf bevorstehende Folgeprojekte. Im Vordergrund steht dabei die Umstellung auf die Enterprise Edition, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Weiterhin planen wir die Optimierung und Einführung neuer Workflows, um Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren. Selbstverständlich werden wir weiterhin unseren Support anbieten, um eine reibungslose Funktion aller Systemkomponenten zu gewährleisten. Zudem liegt ein besonderer Fokus auf der Verbesserung der Beleg-Prozesse, einschließlich der Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.